○鴨川市電子計算組織運営規則
平成17年2月11日
規則第14号
(趣旨)
第1条 この規則は、電子計算組織の管理運営及び電子計算処理に係る個人情報の保護に関し必要な事項を定め、事務の適正かつ効率的処理の推進に資するものとする。
(1) 電子計算組織 定められた処理手順に従い事務を自動的に処理する電子的機器及び周辺機器で構成される集合体をいう。
(2) 電子計算処理(以下「電算処理」という。) 電子計算組織により、情報を作成することをいう。
(3) 個人情報 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(4) データ 電子計算組織に係る入出力帳票又は磁気ディスク等に記録されているものをいう。
(5) 入出力帳票 電算処理に必要な帳簿類をいう。
(6) 磁気ディスク等 磁気ディスク、フロッピーディスクその他記録媒体をいう。
(7) ドキュメント システム設計書、プログラム仕様書、操作手引書その他電算処理に必要な文書をいう。
(8) 端末機 電子計算機と結び情報の授受を行うシステムの送受装置をいう。
(電算処理の範囲)
第3条 電子計算組織を利用し、処理する事務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 市及び市の機関が所掌する事務で、電子計算組織を利用することにより経費節減又は事務能率の向上に役立つと認められるもの
(2) 国、県又は他の公共団体へ提供する諸資料の作成事務で、個人の秘密を侵害するおそれのないもの
(3) その他市長が特に必要と認めるもの
(職員の責務)
第4条 電算業務に従事する職員は、担当する業務に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。
2 前項の職員は、その業務に関して知り得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
(電算管理者)
第5条 電子計算組織の適正な運営とデータ及び個人情報の保護に関し総合的に管理するため、電算管理者を置き、企画政策課長をもって充てる。
(電算業務取扱責任者)
第6条 電算管理者の事務の一部を取り扱わせるため、電算業務取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、電算処理を行う課等の長をもって充てる。
(電算業務取扱者)
第7条 取扱責任者は、その所掌する課等の職員のうちから、電算業務取扱者(以下「取扱者」という。)を指名し、電算業務取扱者届出書(別記第1号様式)により、電算管理者に届け出るものとする。
2 取扱者は、取扱責任者の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 入出力帳票の授受管理
(2) 電算処理システムの保全
(3) その他取扱責任者の指定する事項
3 取扱者は、取扱責任者の指示に従い、電算管理者が別に指定する個人暗証番号を用いて操作し、これにより処理されるデータの保護に万全を期さなければならない。
(磁気ディスク等及び入出力帳票の管理)
第8条 電算管理者及び取扱責任者は、所管する磁気ディスク等又は入出力帳票について次により適正な管理に努めなければならない。
(1) 磁気ディスク等及び入出力帳票の受払い又は保管に関し、必要な事項を記録するとともに、その搬送、保管及び廃棄について、それぞれの責任において適正に管理すること。
(2) 端末装置等から直接電子計算組織を利用する場合の入出力方法及びデータの取扱いは、電算管理者と取扱責任者が協議して定める。
(3) 電算管理者は、端末装置等から直接電子計算組織を利用させる場合は、磁気ディスク等の内容が漏えい、盗用、消去及び変更されることのないよう技術的な措置を講じなければならない。
(4) データを記録している磁気ディスク等は、その重要度に応じ予備磁気ディスク等を作成するなど保護措置を講じなければならない。
(ドキュメントの管理)
第9条 ドキュメントは、所定の場所に保管するものとし、これを持ち出すときは、そのドキュメントを保管する取扱責任者の承認を得なければならない。
(データ利用の制限)
第10条 データを所管する課以外の課がデータを利用しようとするときは、当該データを所管する取扱責任者の承認を得なければならない。この場合において、承認を得た目的以外にそのデータを利用することはできない。
(データの外部提供)
第11条 個人情報の保護に関する法律第69条第2項各号に該当し、データを外部提供しようとするときは、取扱責任者は、データの受払いについて記録するとともに、データの内容、使用目的、提供方法及び管理方法等について覚書を取り交わさなければならない。
(電子計算組織の運用)
第12条 電子計算機の操作は、電算管理者の指示を受けた者で、原則として複数の職員で行い、その実績を記録しておくものとする。
2 電子計算組織の運用時間は、鴨川市職員の勤務時間に関する規程(平成17年鴨川市訓令第20号)に規定する勤務時間内とする。
(端末機等管理責任者)
第13条 端末機等の適正な管理及びデータ保護を図るため、端末機等管理責任者(以下「端末管理者」という。)を置き、端末機等により電算処理を行う課等の長をもって充てる。
2 端末管理者は、端末機等を正常な状態に管理するとともに、その責任において端末機等により処理されるデータの漏えい、盗用、消去及び変更の防止に努めなければならない。
(入退室管理)
第14条 電算管理者は、電子計算機室及び磁気ディスク等の保管施設への所属職員以外の者の入室許可及び入退室の記録、所属職員による立会い等について、必要な措置を講じなければならない。
2 前項に規定する所属職員以外の者の電子計算機室及び磁気ディスク等の保管施設への入退室の記録については、別に定める入退室管理簿によるものとする。ただし、電算管理者が特に認めたときは、この限りでない。
3 電子計算機室及び磁気ディスク等の保管施設は、所属職員が入室し、又は退室する場合のほかは、常に施錠しておかなければならない。
(保安措置等)
第15条 電算管理者は、火災及び盗難に備えて必要な保安措置を講ずるものとする。
2 取扱責任者又は端末管理者は、電子計算機室、データ等保管施設若しくは端末機等に事故が発生したときは、速やかにその状況を調査し、必要な措置を講ずるとともに事故発生報告書(別記第3号様式)により電算管理者に報告しなければならない。
(電算処理の依頼)
第16条 取扱責任者は、既存システムによる事務の電算処理を依頼しようとするときは、処理開始日の1週間前まで電算管理者に電算処理依頼書(別記第4号様式)を提出しなければならない。ただし、特別の事情がある場合は、電算管理者と協議するものとする。
(システムの開発、修正依頼)
第17条 取扱責任者は、電子計算組織によるシステムの開発又は修正を必要とする場合は、システムの開発又は修正の期間を考慮の上、電算管理者にシステム開発等依頼書(別記第5号様式)を提出しなければならない。
2 システムの開発又は修正をするときは、電算管理者と取扱責任者が十分な協議を行い、その内容を調査分析し、システム開発・修正計画を立案し、あらかじめ電算管理者の承認を得るものとする。ただし、重要なものについては、市長の決裁を経なければこれを実施することはできない。
(業務の委託等)
第18条 電算処理、システム開発・修正又は電子計算組織に関して外部に委託する場合は、契約書等に注意義務及び秘密保持義務を明記する等データの適切な保護措置を講じなければならない。
2 前項の事務処理に関し、要員の派遣を受ける場合には、必要に応じて派遣企業の責任者及び本人の双方から秘密保持等データの適正な取扱いに関する誓約書等を提出させるものとする。
(その他)
第19条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この規則は、平成17年2月11日から施行する。
附則(令和3年10月12日規則第35号)
(施行期日)
1 この規則は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の際現に存するこの規則による改正前の様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(令和4年3月28日規則第4号)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日規則第14号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
