(趣旨)

第1条　この訓令は、鴨川市立小学校及び中学校管理規則(平成17年鴨川市教育委員会規則第6号。以下「規則」という。)及び鴨川市教育委員会処務規程(平成17年鴨川市教育委員会訓令第1号)に定めるもののほか、鴨川市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「文書」とは、学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第28条第1項及び規則第56条に規定する表簿並びに職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真並びに電磁的記録をいう。

(文書管理者、文書主任及び文書係)

第3条　学校に文書管理者、文書主任及び文書係を置く。

(文書管理者の職務等)

第4条　文書管理者は、次に掲げる事務を掌理する。

(文書主任及び文書係の職務)

第5条　文書主任は、次に掲げる事務を掌理する。

(文書整理)

第6条　文書は、常に整理し、その所在を明らかにしておくとともに、必要なときに速やかに取り出せるよう保管しておかなければならない。

(収受文書の整理)

第7条　文書の収受は、市が指定する文書管理システム(以下「文書管理システム」という。)を用いて行うものとする。

(起案)

第8条　起案は、別に定めがあるものを除くほか、文書管理システムを用いて起案し、起案書(第2号様式)により校長の決裁を受けなければならない。

(発送文書の処理)

第9条　文書を発送する場合は、次の各号により処理するものとする。

(文書の分類及び保存期間)

第10条　文書の分類及び保存期間は、法令等に定めのあるもののほか、別に定める文書分類表のとおりとする。

(文書の保管)

第11条　施行中又は処理が未完の文書は、所定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の保存)

第12条　文書保管ファイルに綴られている文書は、会計年度終了時に保存年限及び編冊年度ごとに整理し、保存しなければならない。

(文書の廃棄)

第13条　文書主任は、保存年限を経過した文書、又は保存期間中のものであっても保存の必要がないと認める文書については、校長の決裁を経てこれを廃棄しなければならない。

(その他)

第14条　この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、教育委員会が別に定める。