2　文書を処理するに当たっては、その過程を明らかにしておかなければならない。

2　文書担当課長は、必要と認めたときは、所属に対してその文書の処理状況について調査を行うとともに、その結果に基づき必要な措置を講ずることができる。

2　法規文書係は、文書担当課長の命を受け、次に掲げる職務を行う。

2　文書主任は、所属長の命を受け、次に掲げる職務を行う。

2　文書担当課長は、前項の規定による文書分類及び保存年限を定めた文書分類表を作成し、これを整理しておかなければならない。

3　所属長は、所管する事務について、前項の文書分類表を変更する必要が生じたときは、速やかに文書担当課長に届け出なければならない。

2　例規番号は、例規種目ごとに暦年による一連番号とする。

2　令達番号は、令達種目ごとに、訓令にあっては暦年、達及び指令にあっては会計年度による一連番号とし、同一事件に関する令達については、同一番号を用いるものとする。

2　公示番号は、公示種目ごとに暦年による一連番号とする。

2　一般文書の記号は、「鴨」の次に所属ごとに別表に定める記号を付するものとする。ただし、庁内限りの往復文書及び軽易な文書については、「号外」を用いて処理することができる。

3　一般文書の番号は、所属ごとに会計年度による一連番号とし、所属長がこれを付する。

4　同一事件に属する文書は、特に認められたものを除くほか、完結するまで同一番号を用いなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、所属長あてになされた官公署その他の機関からの照会に対する回答その他これに類する文書については、所属長名をもって発信することができる。

2　文書に訂正を必要とする箇所を発見した関係職員は、直ちにその旨を当該文書の作成者に通知しなければならない。

2　法規文書係は、前項の規定により文書を返還されたときは、遅滞なく所要の手続を経て本来の担当所属に配付しなければならない。

2　前項の文書の収受は、文書担当課長の指定する文書管理システム(以下「文書管理システム」という。)を用いて行うものとし、供覧を要する文書については、供覧書(別記第1号様式)により関係者に供覧するものとする。

2　文書の起案に関しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

3　施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失しないよう留意しなければならない。

2　同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その事案の処理が終了するまで関係書類を添付しなければならない。

2　前項に掲げるもの以外のものにあっては、それぞれ使途を明示するものとする。

2　文書主任又は法規文書係は、審査に付された例規原案について別に定めるところにより審査し、必要に応じこれを修正することができる。

2　文書主任は、当該文書の形式その他について審査を行い、不適当と認めるときは、起案の趣旨に反しない限度においてこれを修正することができる。

3　施行文書のうち、第1項の文書以外の文書については、決裁権者による決裁の後、法規文書係の文書審査を受けなければならない。

4　第2項の規定は、前項の規定により法規文書係が行う文書審査に準用する。

2　前項の規定にかかわらず、国又は地方公共団体の機関を受信者とする文書であって、次の各号に該当しないものについては、公印の押印を省略することができる。

3　前項の規定により公印の押印を省略するときは、文書の発信者名の下に(公印省略)の表示をするものとする。

4　総合行政ネットワーク文書を送信するときは、電子署名を行うものとする。ただし、軽易なものについては電子署名を省略することができる。

5　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　各所属において発送する文書があるときは、文書主任は、法規文書係が指定する日時までに、発送用文書ボックスへ投入しなければならない。

3　総合行政ネットワーク文書は、通信回線を利用して送信する。この場合において、当該送信は、文書の発送とみなす。

2　職員は、前項の規定により処理が終了した文書を、文書分類表に基づき整理し、保管するものとする。

2　ファイルによる編冊は、会計年度による。

3　文書主任は、毎年度、文書分類表に基づき、ファイルを作成するためのファイル基準を作成し、これを文書担当課長に報告するものとする。

4　文書担当課長は、前項の規定により各文書主任から報告されたファイル基準を取りまとめ、整理しておかなければならない。

5　文書主任は、第1項の規定によりファイルを作成したときは、文書管理システムにこれを入力処理しておかなければならない。

6　文書主任は、ファイルの編冊が完結したときは、編冊文書の目次及びファイル目録を作成し、文書担当課長が定める日までに、法規文書係に提出しなければならない。

2　所属長は、前項の保管期間が経過したファイルについて、これを適正かつ確実に保管するため、文書担当課長に引き継ぐものとする。

3　前項の規定にかかわらず、文書担当課への引継ぎをすることが適当でないと認めるファイルについては、これを常用文書として、引き継がないことができる。この場合においては、文書主任は、ファイル基準に常用文書として定めておかなければならない。

2　文書分類表において永年保存と定められているものであって、20年を経過し、かつ、保存の必要がないと認められる文書については、必要に応じ廃棄し、又は保存年限を変更することができる。

3　保存年限の経過した文書で、文書担当課長が特に保存することが必要と認めたものについては、改めて保存年限を定めることができる。

2　廃棄文書中、印影、紋章等他に流用される恐れのあるもの又は秘密に属するものについては、これを塗まつ裁断、焼却等の処置をしなければならない。

2　保存文書は、庁外へ持ち出してはならない。ただし、特にやむを得ず持ち出す場合は、文書担当課長の許可を受けなければならない。

この訓令は、平成17年2月11日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年7月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年6月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年9月1日から施行する。